Hướng dẫn chuyển file excel sang word giữ nguyên định dạng

0
26
Hướng dẫn chuyển file excel sang word giữ nguyên định dạng

Việc convert Excel to Word rất cần thiết trong báo cáo hoặc in ấn. Nhưng khi chuyển đổi bảng tính Excel thành tài liệu Word thì bị lỗi định dạng hoặc bị quá dòng khi in ấn. Vì vậy, Thủ Thuật Free sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển file excel sang word đơn giản và dễ dàng.

Note: Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Excel và Word 2016. Tuy nhiên đối với các phiên bản cũ hơn Excel và Word 2013, 2010, 2007, 2003 thì cách thực hiện cũng tương tự.

Cách chuyển file excel sang word giữ nguyên định dạng

Cách 1: Sử dụng câu lệnh Copy và Paste để chỉnh sửa

Cách này sẽ liên kết dữ liệu Excel bạn copy vào file Word và có thể chỉnh sửa trực tiếp dữ liệu Excel đó trên file Word mà không cần phải mở file Excel.

Lưu ý: Dữ liệu trong file Excel bạn lấy dữ liệu sẽ không thay đổi.

Bước 1: Mở file dữ liệu bạn muốn sao chép > Bôi đen toàn bộ file dữ liệu Excel được lựa chọn > Nháy chuột phải > Click vào Copy hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C.

Copy dữ liệu bảng tính trong Excel

Bước 2: Tiến hành mở file Word muốn chuyển đổi dữ liệu > Trên thanh công cụ chọn thẻ Home > Ấn vào Paste (Dán) > Chọn Paste Special.

Chuyển file excel sang word

Bước 3: Xuất hiện cửa sổ Paste Special > Ở mục As ấn chọn Microsoft Excel Binary Worksheet Object > Cuối cùng nhấn OK.

Chọn Microsoft Excel Binary Worksheet Object

Và đây là kết quả:

Kết quả convert Excel to Word

Trong trường hợp này bảng Excel quá lớn, nên chữ đã bị ra ngoài vùng làm việc của Word. Bạn cần phải điều chỉnh lại độ rộng bằng cách:

Ấn chọn bảng tính > Di chuyển con trỏ chuột vào góc dưới phía tay phải > Ấn giữ chuột trái và kéo thu nhỏ vào.

Căn chỉnh lại dữ liệu trong word 2016

Nếu cách bên trên không thực hiện được thì bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file vừa sao chép sang word với giao diện của Excel cụ thể theo các bước dưới đây:

Nhấn đúp chuột vào vùng dữ liệu Excel vừa sao chép sang Word và tiến hành chỉnh sửa.

Chỉnh sửa trực tiếp trên file excel sang word

Sau khi chỉnh sửa xong, bạn click chuột  vào vùng trống bên ngoài bất kỳ để trở về giao diện Word bình thường.

Xem thêm các phiên bản mới nhất office:

Cách 2:  Sử dụng câu lệnh Copy, Paste bình thường và AutoFit trong Word

Cách này được sử dụng để điều chỉnh kích thước phù hợp trang giấy Word cho việc in ấn, ngoài ra không thể chỉnh sửa trực tiếp Excel trong Word như Cách 1.

Bước 1: Copy bảng tính Excel đã lựa chọn như bước 1 của cách 1.

Lưu ý: Không chọn những ô có định dạng Merge & Center. Nếu bạn muốn chọn những ô này thì hãy tắt định dạng Merge & Center.

Sao chép bảng tính Excel

Bước 2: Mở file Word cần muốn chuyển đổi dữ liệu > Ấn chuột phải > Nhấn Paste hoặc có thể nhấn lệnh Ctrl + V.

Lúc này bạn thấy các ô mới vừa sao chép dữ liệu từ Excel sang Word quá dài và bị mất 1 phần. Nên bạn cần phải làm thêm một bước nữa để bảng dữ liệu trong Word 2016  trở nên đẹp hơn trước khi in ấn ra ngoài. Cụ thể:

Bước 3: Click chuột vào bất kỳ ô nào có trên bảng dữ liệu Excel > sau đó chọn thẻ Layout > Chọn lệnh AutoFit > Chọn AutoFit Window để điều chỉnh bảng tính tự động phù hợp với trang Word.

Chuyển từ file excel sang word

Bước 4: Tiếp theo, kéo lại các cột trong bảng cho phù hợp và vừa mắt.

Điều chỉnh file Excel vừa với khổ giấy để in ấn

Kết quả sau khi thực hiện 2 cách như sau:

Chuyển file excel sang file word

Chuyển file Excel sang Word online

Chuyển đổi Excel sang Word miễn phí bằng smallpdf.com

Bước 1: Đầu tiên, truy cập vào https://smallpdf.com/vi > Bấm vào Xem tất cả công cụ PDF.

Xem tất cả công cụ PDF thông dụng nhất

Sau đó, Click chọn vào mục Excel sang PDF.

Chuyển file Excel sang PDF

Bước 2: Tiếp theo, nhấn vào Chọn các tệp.

Ấn vào Chọn các tệp mong muốn hoặc có thể kéo thả file excel

Bước 3: Chọn file Excel muốn chuyển đổi, sau đó ấn Open để mở.

Chọn file excel muốn chuyển sang pdf

Bước 4: Sau đó, hệ thống ứng dụng smallpdf sẽ bắt đầu chuyển đổi file.

Đang diễn ra quá trình chuyển file từ excel sang pdf

Bước 5: Lúc này, nháy vào Tải file xuống nằm ở góc bên tay phải màn hình.

Tải file pdf xuống máy tínhBước 6: Sau đó, quay trở lại giao diện đầu tiên nằm ở bước 1 > Bấm vào chuyển đổi từ file PDF sang Word.

Chuyển file pdf sang word

Bước 7: Tiếp đến, ấn vào Chọn các tệp.

Chọn tệp tin hoặc kéo thả file word

Bước 8: Lựa chọn file PDF vừa chuyển đổi và tải xuống ở bước 5 > Nháy Open.

Mở file pdf vừa tải

Bước 9: Tiếp theo, nháy vào Chuyển sang Word > Chọn các tùy chọn

Bấm vào chuyển sang word 2016

Bước 10: Đợi khoảng 1 phút để hệ thống smallpdf khởi chạy chuyển sang một file Word để có thể chỉnh sửa.

Quá trình chuyển đổi pdf sang word đang diễn ra

Bước 11: Nháy vào Tải file xuống để tải file Word về máy tính.

Tải file word về máy tính

Và đây là kết quả sau khi chuyển Excel sang Word thành công.

Chuyển đổi file excel sang word thành công

Chuyển từ Excel sang Word bằng convertio.co

Bước 1: Truy cập vào https://convertio.co/ > Tại Trình chuyển đổi tập tin, nháy chuột vào Chọn Tập tin.

Chọn tập tin muốn chuyển đổi

Bước 2: Lựa chọn File Excel cần muốn chuyển > Ấn Open để mở.

Lựa chọn file excel muốn chuyển sang word

Bước 3: Chọn định dạng cần chuyển.

Chọn định dạng cần chuyển trong convertio.co

Trong trường hợp này, Thủ Thuật Free chọn định dạng xuất là tài liệu Doc.

Chọn chuyển sang tập tin word 2016

Bước 4: Nháy chuột vào Chuyển đổi và đợi khoảng 1 phút để hệ thống convertio.co chuyển từ file excel sang word.

Bước 5: Click vào Tải về để tải định dạng file Word về máy tính.

Chuyển file excel sang word 2016 thành công

Phần mềm chuyển file Excel sang Word 

Dùng Batch Word to PDF Converter

Là phần mềm cho phép chuyển đổi excel sang word trực tiếp hàng loạt trong cùng một lúc. Đặc biệt, phần mềm còn bổ sung thêm một số tính năng nổi bật khác là hợp nhất tất cả các file dữ liệu được chuyển đổi thành một file duy nhất.

Phần mềm này thích hợp cho những tập tin văn bản cần chuyển với số lượng lớn có thể lên đến hơn 100 file. Giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn khi chuyển excel to word thủ công từng tập tin.

Ngoài chuyển đổi các định dạng có đuôi phổ biến như DOC, DOCX…, ứng dụng chương trình còn có thể chuyển sang các định dạng khác như XLS, CSV, ODF, ODS, PPT, PPTX, ODF, RTF…Bên cạnh đó, ứng dụng còn có các tính năng bảo mật cho phép người sử dụng đặt bản quyền toàn cầu và đặt mật khẩu quản lý chủ sở hữu.

Phần mềm Batch Word to PDF Converter có giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ nhiều thứ tiếng như Anh, Hà Lan, Bồ Đào Nha, Trung Quốc, Tây Ban Nha, Hàn Quốc, Ý, Đức, Pháp, Hy Lạp, Séc, Ả Rập.

Dùng ABBYY FineReader

Là phần mềm chuyển đổi hình ảnh của chữ viết tay hoặc chữ đánh máy thành các văn bản mạnh mẽ. Việc chuyển đổi trực tiếp ra các dữ liệu có đuôi .pdf, .jpg, .png sang Word, Excel TXT, HTML mà không bị lỗi font tiếng việt hoặc mất chữ như ở hầu hết các phần mềm hiện có.

Thậm chí, ABBYY FineReader còn nhận dạng ra được ngôn ngữ, bố cục, bảng. Nhưng lưu ý, cần chọn những hình ảnh PDF, JPG có chất lượng càng rõ nét càng tốt để quá trình chuyển đổi diễn ra chính xác hơn.

Dùng Adobe Acrobat DC

Là phần mềm được phát hành bởi công ty đồ họa nổi tiếng Adobe, chuyên chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp và tốt nhất. Với ứng dụng này, bạn chỉ cần làm một công đoạn duy nhất là edit trực tiếp trên file PDF, lưu lại rồi gửi đi. 

Ngoài ra, Adobe Acrobat DC còn cho phép chuyển đổi định dạng PDF, Word và nhiều định dạng khác như HTML, Postscript mã hóa, tạo biểu mẫu, chèn watermark…với độ chính xác khá tốt.

Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt Adobe Acrobat Pro 9 full crack miễn phí

Dùng Weeny Free PDF Cutter

Là phần mềm chia cắt, chuyển đổi file bất kỳ thành những tập tin có kích thước nhỏ hơn với chất lượng hoàn hảo. Với Weeny Free PDF Cutter không cần các phần mềm đọc hỗ trợ khác và không phụ thuộc drive máy in.

Hơn thế nữa, ứng dụng còn có chức năng lập thuộc tính, đặt một số thông tin về tác giả, từ khóa, đặt mật khẩu. Giao diện của phần mềm thì dễ sử dụng trên tất cả các nền tảng windows như Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 với cả hai phiên bản 32bit và 64bit.

Như vậy đó là những cách cực đơn giản và chi tiết nhất để có thể copy, chuyển file Excel sang Word mà vẫn giữ nguyên định dạng. Hy vọng bạn có thể tìm được 1 trong những cách xuất file excel sang word thích hợp nhất ở trên.

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào thì hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay thì hãy chia sẻ bài viết cho mọi người cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!!